Bibliotecas
El conocimiento de su organización como fuente de las respuestas
Manuales, políticas, contratos tipo y procedimientos suelen quedar dispersos en carpetas que nadie consulta. Con las bibliotecas, NiuCore responde con base en los documentos de la empresa, y cada área consulta únicamente los que le corresponden.
Documentos
Los documentos de la empresa, organizados por tema
Cada biblioteca reúne los documentos de un tema o de un proceso: la normativa interna, los contratos vigentes, los manuales de operación. NiuCore los procesa e indexa para responder con base en ellos, y el detalle de cada biblioteca muestra sus archivos, su origen y su estado de procesamiento.
- Una biblioteca por tema, proceso o equipo
- Estado de procesamiento de cada archivo
- Respuestas que citan los documentos en los que se basan
Carga
Documentos desde el equipo o desde los servicios que ya utiliza
Los documentos se incorporan desde el módulo de bibliotecas, arrastrándolos desde el equipo, o desde la propia conversación. También pueden importarse desde OneDrive, Google Drive o Confluence, con la cuenta que el colaborador haya conectado.
- Formatos DOC, DOCX, TXT, XLSX y PDF
- Hasta 30 archivos por carga y 25 MB por archivo
- Importación desde OneDrive, Google Drive y Confluence
Acceso por áreas
Cada biblioteca, disponible para las áreas que la necesitan
La biblioteca se asigna a una o varias áreas, y solo sus integrantes la consultan. Así, los contratos del área jurídica no aparecen en las respuestas del área comercial. Cada biblioteca puede además habilitar sus propios conectores y habilidades.
- Asignación a una o varias áreas
- Conectores y habilidades habilitables por biblioteca
- Bibliotecas activables o desactivables sin eliminarlas
Protección
Documentos indexados con la información sensible ya sustituida
Con la anonimización activa, los documentos se indexan con los datos sensibles sustituidos por marcadores, de modo que el contenido que llega a los modelos no expone la información original. Desde cada biblioteca, NiuCore puede revisar los documentos y proponer términos para proteger; un responsable los aprueba desde la configuración de anonimización.
- Indexación con la anonimización activa
- Búsqueda de datos sensibles en cada biblioteca
- Reindexación cuando el diccionario de la empresa se actualiza
Antes de contratar
Preguntas frecuentes
¿Qué formatos de archivo admiten las bibliotecas?
DOC, DOCX, TXT, XLSX y PDF, hasta 30 archivos por carga y 25 MB por archivo.
¿Quién puede consultar una biblioteca?
Los integrantes de las áreas a las que está asignada. Una biblioteca puede asignarse a varias áreas, y la empresa decide quién crea y administra bibliotecas mediante los roles y permisos.
¿Se pueden importar documentos de Google Drive u OneDrive?
Sí. Además de la carga manual, las bibliotecas importan documentos desde OneDrive, Google Drive y Confluence, con la cuenta que el colaborador haya conectado.
¿Cuántas bibliotecas puede crear una empresa?
No hay límite. Las bibliotecas, como las áreas, las reglas y las habilidades, son ilimitadas en todas las licencias.